قوانین و مقررات رزرو اتاق:

 – تعاریف:

1- رزرو: هرگونه نگهداری و اختصاص مکان (اتاق، سوئیت، آپارتمان و...) در هتل، برای مدت زمان مشخص رزرو نامیده می‌شود.
ب- متقاضی رزرو: فردی که شخصاً یا به نمایندگی از شخص دیگر با مراجعه مستقیم، یا کتباً از طریق ارسال نامه ، نمابر، وب سایت هتل و یا ... تقاضای رزرو اتاق برای مدت زمان مشخص نماید.
2- پذیرنده رزرو: مدیر هتل و یا نماینده قانونی وی که مجوز انجام رزرو در هتل را دارد و مسئول و مجاز به تأیید و امضای برگ رزرو است.
د- موضوع رزرو: عبارتست از محلی که میهمان در تاسیسات گردشگری (اقامتی) اسکان خواهد یافت شامل اتاق، سوئیت، آپارتمان و ... که در تقاضای رزرو متقاضی قید شده است.
3- مدت و زمان رزرو: تاریخ ورود میهمان که از ساعت 14 روز ورود شروع شده و تا قبل از ساعت 12 روز خروج ادامه خواهد داشت.
4- مبلغ رزرو (پیش پرداخت): وجه نگهداری مکان به‌عنوان پیش پرداخت به صورت علی الحساب و حداقل معادل هزینه یک شب اقامت خواهد بود که می‌بایست توسط متقاضی به حساب هتل واریز و رسید آن جهت صدور برگ رزرو به واحد رزرواسیون هتل نمابر یا تحویل شود.
5 – واچر (تأییدیه رزرو): به هرگونه تأیید مکتوب یا الکترونیکی که پذیرنده رزرو به شخص متقاضی تحویل داده شود واچر گویند که می‌بایست حتماً ممهور به مهر هتل بوده و کلیه مشخصات رزرو از جمله موضوع رزرو، نام مهمان، مبلغ پیش پرداخت، تاریخ ورود و خروج و ... در آن قید شده و دارای شماره و تاریخ باشد.


بخش اول_شرایط عمومی
 
1.  پس از ارائه درخواست اولیه و اعلام مبلغ پیش پرداخت توسط واحد اقامتی متقاضی باید در مهلت زمانی تعیین شده نسبت به واریز وجه به صندوق یا به حساب بانکی اعلام شده اقدام و مستندات پرداخت را به نحو مقتضی در اختیار واحد اقامتی قرار دهد.
2.واحدهای اقامتی موظفند تاییدیه و یا عدم تایییه درخواست رزرو را حداکثر ظرف مدت 48 ساعت پس از وصول درخواست با ملحوظ نمودن شرایط ماده 3 به متقاضی اعلام نمایند.
3.قطعی بودن رزرو و شرایط رزرو شده صرفا به تاییدیه رزرو مستند خواهد بود و کلیه شرایط و اطلاعات ضروری شامل اطلاعات هویتی میهمان زمان صدور و تاریخ پذیرش نام مسئول صدور تاییدیه علی الخصوص نرخ  تمام شده با احتساب تمام عوارض قانونی باید در برگه تائیدیه منظور گردد.
4.ذخیره اتاق بنا بر درخواست متقاضی و یا دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی و بنام میهمان استفاده کننده صادر و غیر قابل انتقال می باشد.
5.رزروهای بدون پیش پرداخت و یا بدون مکاتبه رسمی و کسب تائیدیه واحد اقامتی فاقد اعتبار می باشد و واحد اقامتی مسوولیتی در قبال آنها نخواهد داشت.
6.افراد زیر 2 سال از پرداخت هرگونه هزینه اقامت معاف بوده و افراد بین 2 الی 12 سال در صورت عدم استفاده از سرویس اضافه نیم بهاء و برای افراد بالای 12 سال نرخ به طور کامل محاسبه خواهد شد.
7.ساعت رسمی تخلیه اتاق حداکثر ساعت 12 ظهر و تحویل اتاق ساعت 14 می باشد.
8.میهمان باید در هنگام ورود به واحد اقامتی برگ تائیدیه رزرو را به پذیرش ارائه نمایند.
9.در هنگام ورود به واحد اقامتی میهمانی که اتاق به نام ایشان رزرو شده باید شناسنامه کارت ملی و یا گذرنامه معتبر خود و سایر همراهان را برای دریافت اتاق به پذیرش نشان دهند.
تبصره:در صورت ارائه هرگونه مدارک هویتی و اطلاعات نادرست عواقب ناشی از آن بر عهده میهمان می باشد.
10.در صورت پرداخت وجه الضمان کافی جهت تسویه حساب از جانب میهمان، واحد های اقامتی حق نگهداری مدارک هویتی ارائه شده را نداشته و پس از رویت و احراز هویت میهمان، باید مدارک را به صاحب آن مسترد نمایند.
تبصره:در خصوص میهمانان داخلی یا خارجی که در قالب تور و از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی در واحد های اقامتی پذیرش می شوند،ضمانت های مالی لازم به منظور جبران خسارات احتمالی وارده از سوی میهمان و یا ارائه خدمات اضافی، باید از سوی دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی مر بوطه به واحد اقامتی ارائه گردد. در هر صورت، واحد اقامتی مجاز به نگهداری مدارک هویتی میهمانان تور نمی باشد.
11.واحد اقامتی درخصوص جاماندن،تاخیر و یا لغو برنامه حرکت وسیله سفر میهمانان هیچگونه مسئولیتی نداشته و در صورت عدم مراجعه میهمانان در روز مقرر،مشمول شرایط ابطال رزرو خواهند بودو
12.چنانچه به علل خاص، رخداد بلایای طبیعی، دلایل امنیتی و حوادثی که خارج از کنترل و اراده دوطرف باشد رزرو انجام شده لغو گردد،وجوه دریافتی باید عینآ مسترد شود.
13..چنانچه پس از واریز مبلغ رزرو ودریافت برگ تائیدیه،واحد اقامتی به دلیلی غیر از موارد ماده12 نتواند نسبت به ارائه مکان براساس تائیدیه صادره اقدام کند، مدیر واحد موظف است با موافقت میهمان نسبت به تامین واحد اقامتی دیگری با شرایط و قیمت مشابه برای میهمان اقدام نموده ودر غیر اینصورت،ضمن استرداد کل وجه دریافتی، باید جریمه ای معادل100% هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق را به میهمان پرداخت نماید.
14.میهمانانی که به هر دلیلی از انجام سفر منصرف و یا تمایل به تغییر رزرو دارند،باید مراتب را کتبآ به واحد اقامتی اطلاع داده و تائیدیه واحد را دریافت نمایند. تغییر تاریخ در صورت امکان و خالی بودن اتاق تا15 روز قبل از ورود بدون هزینه خواهد بود. در غیر اینصورت ابطال رزرو قبلی و انجام رزرو جدید هر دو تابع مقررات مندرج در بند های مرتبط همین شیوه نامه می باشد.
15.در صورت رزرو در قالب تور دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی،مقررات رزرو گروهی اعمال خواهد شد.
16.خسارات وارده به اموال و اثاثیه واحد اقانتی بر عهده میهمان است،مگر اینکه دفاتر خدمات سیاحتی و چهانگردی پرداخت خسارات مزبور را تعهد نماید.


 

بخش دو – شرایط اختصاصی رزروهای انفرادی

1. اقامت میهمانان در واحد اقامتی مطابق تاریخ مندرج در تائیدیه رزرو بوده و تمدید اقامت منوط به موافقت واحد اقامتی است.
2.ورود میهمان تا قبل از ساعت 6صبح، یک شب اقامت کامل و پس از آن حداگثر تا50% هزینه کامل اقامت یک شب محاسبه خواهد شد.همچنین،در صورت درخواست میهمان جهت افزایش زمان اقامت تا ساعت18 حداکثر تا50% و پس از آن هزینه کامل یک شب اقامت از میهمان دریافت می گردد.
تبصره: در صورت توافق طرفین و به منظور رعایت اصول مشتری مداری،حذف و یا تعدیل هزینه های مندرج در این ماده امکانپذیر می باشد.
3.حداقل مبلغ پیش پرداخت جهت رزروهای انفرادی،هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق می باشد.
4.چنانچه میهمان در زمان مقرر به واحد اقامتی مراجعه ننموده ویا تا موعد مقرر بصورت مکتوب علت عدم حضور خود را به واحد اعلام ننماید، مکان ذخیره شده فقط به مدت یک شب خالی نگه داشته شده و تائیدیه ذخیره جا از روز بعد باطل می گردد. در این حالت، خسارت وارده بر اساس هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق محاسبه و از مبلغ پیش پرداخت کسر خواهد شد،بجز موارد خاص که مشمول توافق قبلی طرفین باشد.

بخش سه – شرایط اختصاصی رزرو های گروهی از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی

1.دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی باید در برگه درخواست رزرو ارسالی به واحد اقامتی، تاریخ دقیق ورود و خروج، تعداد میهمانان، اسامی و مشخصات کامل آنها، تعداد و نوع اتاق ها، نوع پذیرایی و هزینه های قابل پرداخت توسط رزرو کننده را به تفکیک معلوم و مشخص نمایند.
2.معرفی کلیه میهمانان به واحد اقامتی باید با معرفی نامه مهر شده و امضاء دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی(اصل و یانمابر) باشد.
3. در صورت تقاضای اتاق بیشتر از حد توافق شده از سوی دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی، باید هماهنگی های لازم بصورت کتبی و اخذ تائیدیه با واحد اقامتی بعمل آمده، در غیر این صورت واحد اقامتی مسئولیتی در این زمینه نخواهد داشت.
4.دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی به منظور انچام هماهنگی های اقامت و ارائه خدمات برای گروه های بیش تر از 10 نفر، باید با راهنما و یا نماینده ای را کتبا به واحد اقامتی معرفی نمایند
5.در صورت عدم انجام هماهنگی های قبلی، واحد های اقامتی هیچگونه تعهدی نسبت به همجواری اتاق های رزرو شده، قرارگیری در یک طبقه، رنگ و شکل خاص و طبقه اتاق ندارند.شماره اتاق هنگام ورود میهمان به واحد اقامتی تعیین می گردد.
6.مبلغ پیش پرداخت و شرایط پرداخت جهت رزرو جا تورهای مسافرتی که از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی صورت می پذیرد، مطابق توافق مکتوب طرفین مشخص خواهد شد. در غیر اینصورت دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی باید 50% هزینه اقامت یک شب به ازاء تعداد اتاق های درخواستی را در هنگام رزرو و الباقی هزینه اقامت یک شب به ازاء تعداد اتاق های درخواستی را 48 ساعت قبل از ورود میهمانان پرداخت نمایند. بدیهی است عدم پرداخت مبلغ قرارداد و تسویه حساب به منزله انصراف از رزرو محسوب گردیده و واحد اقامتی مجاز است برابر شرایط ابطال رزرو اقدام نماید.

بخش چهار – شرایط تغییر و ابطال رزرو

 
1. چنانچه اتاق های واحد اقامتی در قالب تور مسافرتی و از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی رزرو شده باشد،هزینه ابطال آن، مشروط به توافق مکتوب طرفین و ثبت در برگه تائیدیه و یا قرارداد منعقده،مشمول مفاد این شیوه نامه نمی باشد.
2.در صورت عدم توافق مکتوب قبلی،چنانچه پس از واریز مبلغ رزرو و دریافت برگ تائید به هر دلیل رزرو توسط متقاضی لغو شود،میزان خسارتی که باید پرداخت گردد(از مبلغ پیش پرداخت کسر گردد) به شرح زیر محاسبه خواهد شد:
الف) اگر متقاضی تا20 روز قبل از زمان رزرو شده برای استفاده،نسبت به لغو آن اقدام نماید، هیچگونه جریمه ای تعلق نخواهد گرفت.
ب) از  20 روز تا 11 روز قبل از وزود میهمان به واحد اقامتی،مبلغ20 درصد هزینه اقامت یک شب به ازاءهر اتاق
ج) از10 روز تا 6 روز قبل از ورود میهمان به واحد اقامتی،مبلغ20 درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق
د) از 5 روز تا 48 ساعت قبل از ورود میهمان به واحد اقامتی، مبلغ 50 درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق
ه) از 48 ساعت قبل تا زمان ورد میهمان،مبلغ 70 درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق

تبصره 1 :چنانچه میهمان پس از رزرو و اقامت در هتل، بنا به هر دلیلی از ادامه  اقامت در هتل منصرف گردد،هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق محاسبه و از مبلغ پیش پرداخت کسر خواهد شد، بجز موارد خاص با توافق طرفین
تبصره 2: کاهش تعداد اتاق های رزرو شده توسط دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی تا 48 ساعت قبل از ورود و تا سقف 10% قابل قبول بوده و مشمول جریمه نمی گردد.