ماده یک – تعاریف:
الف- رزرو: هرگونه نگهداری و اختصاص جا (اتاق، سوئیت، آپارتمان و...) در هتل، برای مدت زمان مشخص رزرو نامیده می‌شود.
ب- متقاضی رزرو: فردی که شخصاً با مراجعه مستقیم، یا کتباً از طریق ارسال نامه و نمابرو یا از طریق امکانات و وب سایت تقاضای ذخیره اتاق برای مدت زمان مشخص نماید.
ج- پذیرنده رزرو: مدیر هتل و یا نماینده قانونی وی که اجازه‌ی انجام رزرو در هتل را دارد و مسئول و مجاز به تأیید و امضای برگ رزرو است.
د- موضوع رزرو: عبارتست از محلی که میهمان در تاسیسات گردشگری (اقامتی) اسکان خواهد یافت شامل اتاق، سوئیت، آپارتمان و ... که در تقاضای رزرو متقاضی قید شده است.
ه- مدت و زمان رزرو: تاریخ ورود میهمان که از ساعت 14 روز ورود شروع شده و تا قبل از ساعت 12 روز خروج ادامه خواهد داشت.
و- مبلغ رزرو (پیش پرداخت): وجه نگهداری جا به‌عنوان پیش پرداخت به صورت علی الحساب و معمولاً معادل هزینه یک شب اقامت خواهد بود که می‌بایست توسط متقاضی به حساب هتل واریز و رسید آن جهت صدور برگ رزرو به بخش رزرواسیون هتل نمابر یا تحویل شود.
ز – واچر (تأییدیه رزرو): هرگونه تأیید مکتوب که توسط پذیرنده رزرو به شخص متقاضی تحویل داده شود واچر گویند که می‌بایست حتماً ممهور به مهر هتل بوده و کلیه مشخصات رزرو از جمله موضوع رزرو، نام مهمان، مبلغ پیش پرداخت، تاریخ ورود و خروج و ... در آن قید شده و دارای شماره و تاریخ باشد.

ماده دو – شرایط انجام رزرو:
الف – پس از ارائه در خواست اولیه و اعلام مبلغ پیش پرداخت توسط هتل، متقاضی می‌بایست در مهلت زمانی تعیین شده، نسبت به واریز وجه به حساب بانکی هتل اقدام و فیش واریزی یا حواله بانکی را به شماره تماس هتل نمابر نماید.
ب – هتل موظف خواهد بود پس از دریافت تصویر فیش بانکی و انجام رزرو، نسبت به تأیید مبلغ حواله وصول شده و یا فیش واریزی و ارائه برگ تأیید رزرو به مهمان اقدام نماید.
ج – رزروهای بدون پیش پرداخت و یا بدون مکاتبه رسمی و کسب تأییدیه هتل فاقد اعتبار می‌باشد و هتل مسئولیتی در قبال آن نخواهد داشت.

ماده سه – شرایط پذیرش:
الف – میهمان می‌بایست در هنگام ورود به هتل برگ تأیید رزرو و اصل فیش یا حواله بانکی را به مسئول پذیرش ارائه نماید
ب – همراه داشتن شناسنامه عکس دار میهمانان و همراهان در زمان ورود و اقامت و رعایت شئونات اسلامی و مقررات هتل الزامی است.
ج – شماره و طبقه اتاق هنگام ورود میهمان و توسط مسئول پذیرش تعیین می‌شود و هتل در زمان رزرو تعهدی در مورد شماره اتاق و طبقه نخواهد داشت.
د – ساعت تحویل اتاق بعد از ساعت ۱۴ و ساعت تخلیه اتاق توسط میهمان قبل از ساعت ۱۲ می‌باشد. در  صورت درخواست میهمان جهت افزایش زمان اقامت تا ساعت ۱۸، معادل ۵۰ درصد و پس از آن هزینه کامل اقامت یک شب از میهمان دریافت می‌گردد.
ه – در صورتی که میهمان قبل از ساعت ۱۴ مراجعه نماید، هتل وظیفه‌ای در قبال ارائه اتاق نخواهد داشت و تنها در صورت امکان و خالی بودن اتاق می‌تواند همکاری لازم را داشته باشد.

ماده چهار – شرایط تغییر و ابطال رزرو:
الف – تغییر نام با درخواست مکتوب رزرو کننده، بلامانع خواهد بود و مشمول هزینه نمی‌گردد.
ب – تغییر تاریخ در صورت امکان و خالی بودن اتاق در تاریخ جدید بدون هزینه خواهد بود. در غیر این صورت ابطال رزرو قبلی و انجام رزرو در تاریخ جدید هر دو تابع مقررات مندرج در بندهای مرتبط همین آیین نامه خواهد بود.
ج – در صورتی که پس از واریز مبلغ رزرو و دریافت برگ تأیید به هر دلیل رزرو متقاضی کنسل  شود، میزان خساراتی که می‌بایست توسط میهمان پرداخت گردد (از مبلغ پیش پرداخت کسر گردد)به شرح ذیل محاسبه خواهد شد:
۱-در محدوده زمانی بین صدور برگ تأیید رزرو تا ۴۸ ساعت قبل از ورود میهمان به هتل (ساعت رسمی ورود به اتاق ۱۴ می‌باشد) مبلغ ۲۰ درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق
تبصره – در صورتی که تعداد اتاق رزرو شده بیش از 5 اتاق باشد، رقم خسارت از ۲۰ درصد به ۱۰ درصد کاهش می‌یابد.
۲- در محدوده بین ۴۸ ساعت تا ۲۴ ساعت قبل از ورود به اتاق، مبلغ ۵۰ درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق
۳- از ۲۴ ساعت قبل تا زمان ورود، مبلغ ۷۰ در صد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق
د – چنانچه میهمان در موعد مقرر به هتل مراجعه ننماید مکان ذخیره شده فقط به مدت یک شب خالی نگه داشته شده و حواله  ذخیره جا از روز بعد باطل می‌گردد و خسارت وارده بر اساس هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق محاسبه و از مبلغ پیش پرداخت کسر خواهد شد.
ه – چنانچه به علت موارد فورس ماژور (رخداد بلایای طبیعی و حوادثی خارج از کنترل و اراده دو طرف)رزرو انجام شده توسط هتل لغو گردد، وجوه دریافتی می‌بایست  عیناً به مسافر مستردد شود.
و – چنانچه پس از واریز مبلغ رزرو و دریافت برگ تأیید، هتل به دلیلی غیر از موارد فورس ماژور نتواند نسبت به ارائه مکان بر اساس تأییدیه صادره اقدام کند، مدیر هتل موظف است با موافقت میهمان نسبت به تأمین واحد اقامتی دیگری با شرایط و قیمت مشابه برای میهمان اقدام نموده و در صورت عدم موافقت میهمان کل وجه دریافتی را مسترد نموده و رضایت میهمان را بر اساس نظر کارشناسی جلب نماید.
ز – در مورد رزروهایی که به صورت گروهی، توسط ادارات و نهادها و یا دفاتر خدمات مسافرتی انجام می‌شود، قرارداد منعقده فی مابین هتل و طرف دوم مبنای محاسبه شرایط کنسل کردن رزرو می‌باشد. در صورت عدم عقد قرارداد و یا قید نشدن شرایط ابطال رزرو، مفاد این آیین نامه می‌بایست مورد عمل قرار گیرد. همچنین چنانچه در قراردادهای گروهی اختلافی فی مابین هتل و طرف دوم به وجود آید، هتل موظف به اجرای کامل تعهدات خود در قبال میهمانان مقیم بوده  و این موضوع ارتباطی با میهمان ندارد.
این آیین نامه در ۴ ماده و ۲۲ بند، توسط اتحادیه هتلداران خراسان رضوی تنظیم گردید و در تاریخ ۲۶/۹/۹۰ طی نامه شماره ۶۲۷۳/۱۲۸۴۰/۹۰۲ به تأیید اداره کل محترم میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری خراسان رضوی رسید.